Betriebskosten / Nebenkosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den Bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Neben der “Grundmiete” sind die Betriebskosten / Nebenkosten die laufend anfallenden Kosten einer Mietwohnung. Man unterscheidet zwischen verbrauchsabhängigen (z. B. Heizkosten) und nicht verbrauchsabhängigen Betriebskosten (z. B. Grundsteuer). Ferner werden die “warmen Betriebskosten” (Kosten für Heizung und Wassererwärmung) von den “kalten Betriebskosten” (z. B. Kaltwasser, Abwasser, Grundsteuer) unterschieden.
Was Betriebskosten sind, ist in der Betriebskostenverordnung gesetzlich definiert. Nur die dort genannten Betriebskostenarten darf der Vermieter anteilig auf die Mieter verteilen (“umlegen”). Für die Umlage von Betriebskosten / Nebenkosten im Wohnraummietvertrag genügt nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofes (BGH, 10.2.2016, Az.VIII ZR 137/15) die Formular-mäßige Angabe im Mietvertrag, dass der Mieter die „Betriebskosten“ zu tragen hat. Damit gelten die im Gesetz definierten und in der Betriebskostenverordnung erläuterten Betriebskosten als vereinbart. Der Betriebskostenkatalog muss dem Mietvertrag nicht beigefügt oder darin aufgelistet werden, auf die Betriebskostenverordnung muss nicht verwiesen werden. Sollen weitere, in der Betriebskostenverordnung nicht aufgeführte „sonstige Betriebskosten“ auf den Mieter umgelegt werden, muss der Vermieter diese konkret im Vertrag aufführen.
Derzeit gibt es drei gesetzlich zulässige Arten von Betriebskostenvereinbarungen im Mietvertrag:
- Betriebskostenvorauszahlung/Umlage: Der Mieter zahlt einen per Umlageschlüssel errechneten monatlichen Anteil an den Betriebskosten des Gebäudes. Der Vermieter muss eine jährliche Abrechnung über die Betriebskosten erstellen. Je nach Ergebnis muss der Mieter eine Nachzahlung leisten oder der Vermieter ein Guthaben auszahlen.
- Betriebskostenpauschale: Der Mieter zahlt seinen Betriebskostenanteil als monatliche Pauschale, mit der dann alle Betriebskosten abgegolten sind. Eine Jahresabrechnung oder Nachzahlungen/Guthaben-Erstattungen finden nicht statt.
- Teilinklusivmiete: Die Betriebskosten gelten teilweise als abgegolten mit der Miete. Eine derartige Vereinbarung kann heute nicht mehr die Heiz- und Warmwasserkosten einbeziehen, da diese laut Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Meist werden daher die nicht verbrauchsabhängigen Betriebskosten in die Teilinklusivmiete eingeschlossen und die verbrauchsabhängigen Kosten getrennt abgerechnet.
Ist mietvertraglich vereinbart, dass die Betriebskosten / Nebenkosten nicht verbrauchsabhängig umgelegt werden sollen, kann der Vermieter nach § 556a BGB einseitig durch Erklärung in Textform festlegen, dass die Betriebskosten künftig ganz oder teilweise nach erfasstem Verbrauch oder erfasster unterschiedlicher Verursachung durch die Mieter verteilt werden. Eine solche Erklärung darf der Vermieter nur für den noch nicht begonnenen Abrechnungszeitraum abgeben. Waren die Betriebskosten bis dahin in der Miete enthalten, ist die Miete (Bruttomiete) nun entsprechend zu verringern und zur Grundmiete der neue Betriebskostenbetrag (Vorauszahlung) hinzuzurechnen.
Besteht keine anderweitige mietvertragliche Vereinbarung, sind verbrauchsunabhängige Betriebskosten “vorbehaltlich anderer Vorschriften” nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, deren Höhe verbrauchs- oder verursachungsbedingt im Rahmen der Nutzung der Mieträume durch den Mieter entstehen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
Nach Wohnfläche umlagefähig sind: Grundsteuer, Kosten der Straßenreinigung, der Müllentsorgung, des Aufzugbetriebes, der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung. Außerdem zählen hierzu die Kosten der Gartenpflege, der Außen-, Treppen- und Flurbeleuchtung, der Schornsteinreinigung, Prämien bestimmter Versicherungen (Wohngebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung für Grundbesitzer usw.), Hausmeisterlöhne (mit Ausnahme von Lohnanteilen, die sich auf Reparaturarbeiten und die Verwaltung beziehen). In der Regel können auch noch Kosten des Betriebs einer Gemeinschaftsantennenanlage sowie bestimmte sonstige Betriebskosten (z. B. für Gemeinschaftseinrichtungen wie Sauna oder Schwimmbad) nach Wohnfläche umgelegt werden.
Verbrauchs- oder verursachungsbedingt abzurechnen sind die Kosten der Wasserversorgung und (sofern daran gekoppelt) die Kosten der Entwässerung, die Heiz und Warmwasserkosten sowie die Kosten einer Gemeinschaftswaschmaschine. Bei den “sonstigen Betriebskosten” muss analysiert werden, ob sie wohnflächen- oder verbrauchs- bzw. verursachungsbezogen abgerechnet werden können. Der Vermieter kann nach der gesetzlichen Neuregelung einen vereinbarten Umlageschlüssel durch eine einseitige Erklärung dem Mieter gegenüber anpassen.
Enthält der Mietvertrag eine Regelung, nach der in einem Mehrfamilienhaus die Betriebskosten nach dem Verhältnis der Wohnfläche der jeweiligen Wohnung zur Gesamtwohnfläche des Gebäudes umgelegt werden sollen, kann bei Leerstand einzelner Wohnungen keine Umlage der Betriebskosten unbenutzter Wohnungen auf die verbleibenden Mieter stattfinden (Bundesgerichtshof, Az. VIII ZR 159/05, Urteil vom 31.05.2006).
Im Januar 2016 änderte der Bundesgerichtshof seine Rechtsprechung zu der Frage, wie sich der Gesamtbetrag in der Abrechnung zusammensetzen muss. Bisher war man davon ausgegangen, dass die Angabe lediglich “bereinigter” Gesamtkosten zur formalen Unwirksamkeit der Abrechnung führt. Diese Rechtsprechung wurde nun aufgegeben.
Im konkreten Fall ging es um eine Wohnanlage mit mehreren Gebäuden. Abgerechnet wurde jeweils für das einzelne Haus. Allerdings gab es einen zentralen Müllplatz und zwei Heizstationen mit zentraler Warmwasserbereitung. Der Vermieter hatte bei diesen Positionen zunächst die Gesamtkosten der Anlage nach dem Verhältnis der Wohnfläche auf die einzelnen Gebäude aufgeteilt und dann in der Abrechnung für die Mieter als “Gesamtkosten” den Gesamtbetrag für das einzelne Gebäude angegeben. Von diesem wurde dann bei der weiteren Berechnung ausgegangen. Die Mieter beschwerten sich nun, weil sie anhand der Abrechnungen der Versorgungbetriebe den Gesamtbetrag nicht nachvollziehen konnten.
Laut neuer Rechtsprechung des BGH reicht es bei der Angabe der Gesamtkosten jedoch aus, wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angibt, den er auf die Mieter der einzelnen Abrechnungseinheit (des Gebäudes) umlegt. Dies gilt auch dann, wenn der Vermieter diesen Gesamtbetrag zuvor um nicht umlagefähige Positionen bereinigt hat – einer Angabe und Erläuterung der zum Gesamtbetrag führenden Rechenschritte bedarf es nicht (Urteil vom 20.1.2016, Az. VIII ZR 93/15).
Die unberechtigte Kürzung der Betriebskosten / Nebenkosten durch den Mieter kann ein Kündigungsgrund sein. Voraussetzung: Der Fehlbetrag erreicht die Höhe von zwei Monatsmieten. Nach einem Urteil des BGH entschuldigt ein Beratungsfehler des Mietervereins den Mieter in solchen Fällen nicht (BGH, Az. VIII ZR 102/06, Urteil vom 25.10.2006).
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zugehen, sonst können etwaige Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Ausnahme: Der Vermieter ist nicht selbst für die Verspätung verantwortlich zu machen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn ein Versorgungsunternehmen zu spät abgerechnet hat. Dann kann innerhalb von drei Monaten nach Eingang der fehlenden Unterlagen eine Nebenkostennachforderung beim Mieter erfolgen (BGH, Az. VIII ZR 220/05, Urteil vom 05.07.2006). Ein rechtzeitiges Abschicken der Abrechnung ist nicht ausreichend, entscheidend ist der Zugang beim Mieter (Bundesgerichtshof, Urteil vom 21.1.2009, Az. VIII ZR 107/08).
Bei vermieteten Eigentumswohnungen muss der Vermieter auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft noch nicht per Beschluss genehmigt hat. Dieser Punkt kann nicht im Mietvertrag anders geregelt werden. Zwar entsteht die Zahlungspflicht des einzelnen Eigentümers gegenüber der Gemeinschaft erst mit diesem Beschluss, dies wirkt sich aber nicht auf das Verhältnis zum Mieter aus. Auch der Hinweis auf eine Hausverwaltung, die die Abrechnungen nicht rechtzeitig fertiggestellt hat, reicht dem Bundesgerichtshof zufolge allein nicht aus, um trotz Fristversäumnis Nachforderungen geltend zu machen. Der Vermieter muss hier genau erklären können, inwieweit er selbst tätig geworden ist, um doch noch eine pünktliche Abrechnung sicherzustellen (Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15).
Auch bei Gewerbemietverträgen sollte die Abrechnungsfrist von 12 Monaten eingehalten werden. Zwar ist diese Frist nach Ansicht einzelner Gerichte beim Gewerbemietvertrag unbeachtlich (OLG Köln, Az. 1 U 12/06); eine Entscheidung des Bundesgerichtshofes ist dazu jedoch noch nicht ergangen. Für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Das kontinuierliche Ansteigen der Betriebskosten führte zu der Bezeichnung “zweite Miete”. Drastisch lässt sich dieses Ansteigen an unten stehenden Zahlen darstellen.
Der Bundesgerichtshof hat in einer Entscheidung vom 28.05.2008 darauf hingewiesen, dass sich der Abrechnungszeitraum formal auf ein Jahr erstreckt. Auf diesen Zeitraum bezogen muss die Abrechnung nachvollziehbar sein – nicht unbedingt im Vergleich mit anderen Zeiträumen. Ändern sich also die Flächenangaben einer Mietwohnung in der Abrechnung (nicht: in der Realität) von Jahr zu Jahr, ändert dies nichts an der formellen Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung und am Fälligwerden der Nachzahlungsforderungen. Trotzdem können nach dem BGH derartige Schwankungen berechtigten Anlass zur gerichtlichen Prüfung der Frage geben, welche Werte denn nun die richtigen sind (Az. VIII ZR 261/07).
Eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen kann dem BGH zufolge nicht auf eine fehlerhafte Jahresabrechnung der Betriebskosten gestützt werden. In Abänderung der vorherigen Rechtsprechung entschied der BGH am 15.05.2012, dass die Abrechnung dazu nicht nur formell, sondern auch inhaltlich und rechnerisch korrekt sein muss. Der Vermieter sei zur Erteilung einer korrekten Abrechnung verpflichtet und dürfe aus einer Verletzung dieser Pflicht keine Vorteile ziehen (VIII ZR 245/11 und VIII ZR 246/11).
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